Spezialthemen zu SAP®-Formularen und Output Management

Barcode-Ausgaben erfordern mehr als die Wahl einer Schriftart: Datenstruktur, Prüfziffern, Steuerzeichen und Druckauflösung müssen stimmen.

• GS1-128 / EAN-128 einschließlich FNC1 und nicht druckbarer Zeichen
• 2D-Codes wie DataMatrix, PDF417 und weitere Symbologien
• Maßgenaue Ausgabe, Lesbarkeit und Abstimmung mit Scannern – insbesondere beim SAP®-Etikettendruck
• Prüfung von SAP®-Standardfunktionen und gegebenenfalls geeigneten Erweiterungen

Für Lager, Versand und Produktion müssen Drucker, Formular, Druckdienst und Material zusammenpassen.

• Thermodirekt- und Thermotransferdruck
• Hohe Druckvolumina und zeitkritische Ausgaben
• Mobile Etikettendrucker und besondere Gerätetypen
• Technische Abstimmung von PDF-Ausgabe, Druckserver und Druckertreiber

Die konkrete Anbindung hängt von SAP®-Release, Druckerlandschaft und Betriebsmodell ab. Weitere Informationen bietet unser Bereich Labelmanagement in SAP®.

Ein Kundenauftrag kann gleichzeitig unterschiedliche Ausgaben auslösen: Original am Arbeitsplatz, Kopie in der Buchhaltung, E-Mail an den Kunden, PDF im Archiv und Dokument im Kundenportal.

• Nachrichten- und Kopiensteuerung
• Druck, E-Mail, Archiv und Dateiablage
• Logo- und Papiersteuerung je Ausgabekanal
• Druckerfindung und unterschiedliche Druckerschächte
• Analyse der Auslösezeitpunkte und organisatorischen Zuständigkeiten, auch bei externen Logistikdienstleistern (3PL)

Zu einem Fertigungsauftrag gehören häufig technische Zeichnungen, Grafiken, Zertifikate und andere Begleitdokumente aus DVS, BDS, GOS oder Archivsystemen.

• Ermittlung verknüpfter Dokumente nach definierter Logik
• Optionales Stempeln mit Auftrags- oder Belegnummern
• Zusammenführen und Sortieren der Ausgabe
• Gemeinsame Spoolausgabe oder PDF-Bereitstellung, soweit technisch möglich – etwa im Umfeld der SAP® EWM Formulare
• Konvertierung nicht direkt unterstützter Dateiformate

Materialfotos und technische Grafiken sollen in Angeboten, Auftragsbestätigungen oder anderen Dokumenten abhängig vom jeweiligen Beleg erscheinen.

• Ermitteln verknüpfter Bilder zum Material oder Anwendungsobjekt
• Übergabe an SAP® Adobe Forms
• Berücksichtigung von Bildformaten und Auflösung
• Bei Bedarf vorgeschaltete Formatkonvertierung

Bei großen Rechnungs- und Briefmengen müssen Kuvertiermaschinen Dokumentensätze zuverlässig erkennen und korrekt zusammenführen.

• OMR-Markierungen am Formularrand
• Barcodes für Kuvertierung und Portosteuerung
• Steuerung über ABAP und Customizing, sofern passend
• Abstimmung mit der eingesetzten Kuvertier- und Frankieranlage

Vordruck, Blankopapier, unterschiedliche Schächte und Heftfunktionen stellen hohe Anforderungen an die Druckinfrastruktur.

• Gerätetypen und Druckereinstellungen
• Zusammenspiel von Formular, ADS, Druckdienst und Treiber
• Festlegung einer einheitlichen Druckstrategie
• Vermeidung fest codierter Druckernamen

Einzelne klassische Techniken wie XDC-Anpassungen sind system- und releaseabhängig zu prüfen.

Der richtige Drucker hängt häufig von Organisation und Vorgang ab.

• Werk, Buchungskreis und Einkaufs- oder Verkaufsorganisation
• Vertriebsweg, Verkaufsbüro oder zuständige Mitarbeitergruppe
• Standard-Konditionstechnik beziehungsweise geeignete Ausgaberegeln
• Optionales Customizing für Sonderfälle

Bei der Formularausgabe per E-Mail reichen Standardmöglichkeiten nicht immer aus.

• Mehrere Empfänger sowie CC/BCC nach Anforderung
• Individuelle Betreffzeilen und Nachrichtentexte
• Sprach- oder buchungskreisabhängige Anschreiben
• Zusätzliche Anhänge aus DVS, Archiv oder Objektdiensten
• HTML-E-Mails und optionale Benutzereingaben

Die Umsetzung richtet sich nach dem verwendeten SAP®-Ausgabeframework.

Bei besonders komplexen Verteilregeln oder hohen Ausgabevolumina kann ein externes Output-Management-System sinnvoll sein.

• Analyse von Schnittstellen und Übergabeformaten
• Integration in bestehende Ausgabe- und Archivprozesse
• Druckbildvorschau, Monitoring und Fehlerbehandlung
• Bewertung von Lizenz-, Integrations- und Wartungsaufwand

Ältere Verfahren wie RDI, IDoc oder SAP PI sind Beispiele aus bestehenden Landschaften und nicht pauschal für jede moderne SAP®-Cloud-Variante geeignet.