Die Ermittlung des Projektumfangs und damit des Aufwands im Hinblick auf die Entwicklung von SAP Formularen wird meist im Rahmen eines Workshops durchgeführt. Neben dem Teilprojektleiter / Entwickler für SAP Formulare sind auch die fachlichen bzw. technischen Verantwortlichen der aktuell verwendeten Formulare anwesend. Alle Formulare werden in eine Formularliste aufgenommen. Anschließend werden die SAP Standardformulare ausgedruckt und mit den Zielformularen verglichen. Die Änderungen am Layout und die fehlenden bzw. zu streichenden Felder und Texte, z.T. ergänzt um einige Bedingungen,  werden pro  Formular festgehalten.

Für den Kunden sind die so ermittelten Änderungswünsche die Definition des Projektumfangs, und er bittet den Teilprojektleiter / Entwickler für SAP Formulare auf dieser Grundlage um eine Aufwandsschätzung. In vielen Fällen erscheint dem Kunden der geschätzte Aufwand zu hoch und der Teilprojektleiter / Entwickler für SAP Formulare muss nun seine geschätzten Zahlen rechtfertigen.

Warum sind die Aufwände zur Entwicklung von SAP Formularen häufig höher als erwartet?

Der Kunde geht davon aus, dass sich der Großteil des Aufwands auf Änderungen des Formularlayouts beschränkt, d.h. in der Platzierung von Feldern und Texten auf dem Formular, ergänzt um ein paar Abfragen zum Ein- und Ausblenden von Variablen. Manchmal begegne ich der Vorstellung, dass auch die Sekretärin oder ein Sachbearbeiter mit Erfahrung in der Textverarbeitung die Entwicklung der SAP Formulare übernehmen kann. Dem ist in der Praxis jedoch nicht so.

Änderungen am Formularlayout sind nur ein kleiner Teil der Tätigkeit eines Formularentwicklers. Vielmehr hat er ein wesentlich größeres Aufgabenpaket abzuarbeiten, das für einen Außenstehenden nicht sofort sichtbar ist. Nachfolgend sind einige solcher Aufgaben aufgelistet.

• Erarbeiten der Druckkennzeichen im Kalkulationsschema mit dem Berater für den Druck der Preise und Konditionen
• Druckerfindung
• Druckersteuerung mit Einzugsfach, Ausgabefach und Tackern
• Erstellen und Strukturieren von Textbausteinen
• Übersetzen von Formularbeschriftungen und Textbausteinen
• Komplexe Ermittlung von Gewichten und Packstücken bei der Verwendung von Handling Units
• Einbauen von nicht-druckbaren Zeichen in Barcodes
• Kopiensteuerung, Dokumentenverteilung
• Verwendung verschiedener Codepages auf einem Formular
• Ein- und Ausblenden von Feldern und Texten
• Unterdrücken von Leerzeilen
• Berechnen des Übertrags
• Programmgesteuerter Seitenvorschub
• Programmieren von Bedingungen in der Nachrichtenfindung
• Berücksichtigung unterschiedlicher Ausgabemedien, wie Fax und Email
• Archivieren von Formularen

Mit welchem Aufwand zur Erstellung von SAP Formularen ist nun bei einer SAP Einführung zu rechnen?

Diese Frage kann man nicht generell beantworten. Es gibt viele Parameter, die den Aufwand bestimmen.

Parameter 1: Qualifikation des Formularentwicklers

Je nach Grad der Qualifikation und Erfahrung gibt es bei Formularentwicklern Leistungsunterschiede bis zum Faktor 5. D.h. ein erfahrener Formularentwickler kann um den Faktor 5 effektiver sein als ein Juniorentwickler. Gleichzeitig ist die Qualität seiner Arbeit in der Regel noch wesentlich höher.

Parameter 2: Anzahl der Formulare

Die der Anzahl der Module, die in einem SAP Projekt eingeführt werden, bestimmt letztendlich die Formulare, die entwickelt werden müssen. Je mehr Module, desto mehr Formulare.

Parameter 3: Branche

Ein Handelsunternehmen benötigt in der Regel weniger Formulare als ein Industrieunternehmen. Hier kommt es mehr auf Masse und Performance als auf eine hohe Variationsbreite der Formulare an.

Parameter 4: Projektlaufzeit

Die Projektlaufzeit ist eines der wesentlichen Parameter für den Aufwand bei der Entwicklung von SAP Formularen. Je länger die Projektlaufzeit, desto mehr Module werden eingeführt und/oder desto komplexer sind die Prozesse. Auch wenn das Projekt chaotisch ist und der Kunde nur wenig Entscheidungsfreude an den Tag legt  kommt es zu Verzögerungen in der Formularentwicklung.

Parameter 5: Kundenspezifische Anforderungen

Sind Prozesse und Formulare wenig standardisiert und werden viele kundenspezifische Anforderungen umgesetzt, z.B. viele kundenspezifische Lieferscheine, desto höher ist der Aufwand zur Erstellung von SAP Formularen [av_hr class=’short‘ height=’50‘ shadow=’no-shadow‘ position=’center‘ av_uid=’av-di2nfut‘] Ich lehne mich jetzt mal ganz weit aus dem Fenster und nenne ein paar Zahlen, die aus Erfahrung mehrerer Projekte stammen. [av_table purpose=’tabular‘ caption=’Aufwand zur Erstellung von SAP Formularen‘ responsive_styling=’avia_responsive_table‘ av_uid=’av-d227jyd‘] [av_row row_style=’avia-heading-row‘ av_uid=’av-cliu30l‘][av_cell col_style=“ av_uid=’av-c08l7gl‘]Parameter[/av_cell][av_cell col_style=“ av_uid=’av-bm17zz9′]Handelsunternehmen[/av_cell][av_cell col_style=“ av_uid=’av-bed10g5′]Industrieunternehmen[/av_cell][/av_row] [av_row row_style=“ av_uid=’av-ao1b7ph‘][av_cell col_style=“ av_uid=’av-a8432h1′]Firmengröße[/av_cell][av_cell col_style=“ av_uid=’av-3mgdr9′]gehobener Mittelstand[/av_cell][av_cell col_style=“ av_uid=’av-9hfzgcl‘]gehobener Mittelstand[/av_cell][/av_row] [av_row row_style=“ av_uid=’av-8skwdhh‘][av_cell col_style=“ av_uid=’av-8crheit‘]Projektlaufzeit[/av_cell][av_cell col_style=“ av_uid=’av-87chxwl‘]14 Monate von Beginn der Entwicklung bis Go Live[/av_cell][av_cell col_style=“ av_uid=’av-7luvag5′]14 Monate von Beginn der Entwicklung bis Go Live[/av_cell][/av_row] [av_row row_style=“ av_uid=’av-79shfhh‘][av_cell col_style=“ av_uid=’av-6qoernp‘]Formulare[/av_cell][av_cell col_style=“ av_uid=’av-6a455b9′]SD – Angebot, Auftragsbestätigung, Kontrakt, Lieferschein + kundenspezifische Lieferscheine, Kommissionierliste, Rechnung

MM – Bestellung, Kontrakt, Wareneingangsschein

FI – Mahnung, Zahlungsavis, Kontoauszug, Offene-Posten-Liste

WM – Transportauftrag, einige Etiketten

[/av_cell][av_cell col_style=“ av_uid=’av-5ryd1xh‘]SD – Angebot, Auftragsbestätigung, Kontrakt, Lieferschein + kundenspezifische Lieferscheine, Kommissionierliste, Rechnung

MM – Bestellung, Kontrakt, Wareneingangsschein

FI – Mahnung, Zahlungsavis, Kontoauszug, Offene-Posten-Liste

WM – Transportauftrag

PP-Fertigungsauftrag, Materialbereitstelliste

QM-Prüfanweisung, Reklamation, Q-Meldung

CS-Servicemeldung, Serviceauftrag, einige Etiketten

[/av_cell][/av_row] [av_row row_style=“ av_uid=’av-j5xex1′][av_cell col_style=“ av_uid=’av-4zd9asl‘]Anzahl Entwickler[/av_cell][av_cell col_style=“ av_uid=’av-4fr57c5′]2 Kernentwickler a 3 Tage/Woche

im Projekt wurden noch 2 Entwickler hinzugezogen

[/av_cell][av_cell col_style=“ av_uid=’av-3up8e91′]2 Kernentwickler a 3 Tage/Woche

im Projekt wurden noch 3 Entwickler hinzugezogen

[/av_cell][/av_row] [av_row row_style=’avia-heading-row‘ av_uid=’av-3an3qmd‘][av_cell col_style=“ av_uid=’av-a977c5′]Aufwand[/av_cell][av_cell col_style=“ av_uid=’av-97vbph‘]300 Tage[/av_cell][av_cell col_style=“ av_uid=’av-21y3s9x‘]350 – 450 Tage[/av_cell][/av_row] [/av_table]

Wie kann man den Aufwand bei der Entwicklung von SAP Formularen reduzieren?

[av_iconlist position=’left‘ av_uid=’av-1szy4ud‘] [av_iconlist_item title=’Verwenden von Formulartemplates‘ link=“ linktarget=“ linkelement=“ icon=’ue84b‘ font=’entypo-fontello‘ av_uid=’av-19qxkp1′] Versuchen Sie wann immer es geht, vorgefertigte Formulartemplates zu verwenden. Hierdurch können Sie bis zu 70% der Kosten für das betreffende Formular sparen.

Weitere Informationen: SAP Formulare zum Festpreis

[/av_iconlist_item] [av_iconlist_item title=’Entwicklung der Formulare von einem Profi‘ link=“ linktarget=“ linkelement=“ icon=’ue80c‘ font=’entypo-fontello‘ av_uid=’av-j8yq3p‘] Ein Profi ist nicht nur wesentlich schneller, sondern auch die Qualität seiner Arbeit ist messbar höher. Ein Profi stellt die richtigen Fragen, kann selbständig arbeiten und entlastet so den Keyuser auf Seiten des Betreuungsaufwands.

Weitere Informationen: SAP Formularentwicklung

[/av_iconlist_item] [/av_iconlist]