SAP-Formulare bei der S/4HANA-Migration: Vorher modernisieren oder im Zielsystem neu entwickeln?

Warum SAP-Formulare zum Migrationsrisiko werden

Eine SAP-S/4HANA-Migration verändert nicht nur die technische Plattform. Unternehmen überarbeiten häufig Geschäftsprozesse, Organisationsstrukturen, Schnittstellen und die Ausgabesteuerung. Genau davon hängen viele historisch gewachsene SAP-Formulare ab.

Auftragsbestätigungen, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Mahnungen und Etiketten müssen zum Produktivstart zuverlässig funktionieren. Gleichzeitig existieren oft zahlreiche Formularvarianten für unterschiedliche Länder, Sprachen, Buchungskreise und Geschäftsprozesse.

Strategie 1: SAP-Formulare vor der S/4HANA-Migration modernisieren

Bei diesem Ansatz werden bestehende SAPscript- und Smart-Forms-Lösungen bereits im SAP-ERP-System analysiert, bei Bedarf konsolidiert und beispielsweise durch SAP Interactive Forms by Adobe ersetzt.

Der Vorteil: Ein großer Teil der Formularmodernisierung kann aus der zeitkritischen S/4HANA-Migration herausgelöst werden. Neue Layouts, Sprachvarianten und Formularprozesse lassen sich vorab fachlich abstimmen und testen.

Was spricht dafür?

• Die Formularentwicklung belastet die eigentliche Migrationsphase weniger.
• Historisch gewachsene Formularvarianten können frühzeitig konsolidiert werden.
• Layout, Corporate Design und wiederverwendbare Komponenten werden rechtzeitig vereinheitlicht.
• Fachbereiche können neue Formulare noch im vertrauten ERP-Umfeld prüfen.

Wo liegt die Herausforderung?

Bei einer S/4HANA-Einführung ändern sich mitunter Organisationsstrukturen und Kalkulationsschemata. Außerdem kann sich die technische Bereitstellung von Preisfindungsdaten unterscheiden. Beispielsweise ist PRCD_ELEMENTS in S/4HANA für Preisfindungsergebnisse relevant, während ältere ERP-Implementierungen häufig andere Datenzugriffe nutzen.

Wer diese Abhängigkeiten direkt in vielen Formularprogrammen verteilt, erzeugt später erneut hohen Anpassungsaufwand. Deshalb muss die spätere Migration bereits bei der ersten Formularmodernisierung architektonisch berücksichtigt werden.

Die solidforms-Architektur: SAP-Abhängigkeiten konsequent kapseln

Ein besonderer Schwerpunkt unserer Arbeit liegt darin, veränderliche SAP-Funktionalitäten vom eigentlichen Formularlayout zu entkoppeln. Die Adobe-Formulare erhalten möglichst stabile, klar definierte Datenstrukturen. Systemabhängige Daten werden über zentrale Methoden bereitgestellt.

1. Preisfindung zentral bereitstellen

Das Formular greift nicht an zahlreichen Stellen direkt auf Preisfindungstabellen zu. Stattdessen liefert eine zentrale Methode die für die Ausgabe benötigten Preise, Rabatte, Zuschläge und Summen in einer einheitlichen Struktur.

Im ERP-System kann diese Methode die vorhandene Datenhaltung verwenden. Im S/4HANA-Projekt wird die Implementierung an die neue Preisfindungslogik und gegebenenfalls geänderte Kalkulationsschemata angepasst. Das Layout und seine Schnittstelle bleiben – soweit die fachlichen Anforderungen unverändert sind – stabil.

2. Organisationseinheiten zentral ermitteln

Auch Buchungskreise, Verkaufsorganisationen, Werke, Firmenanschriften, Logos, Bankverbindungen und Ansprechpartner sollten nicht als feste Einzelfalllogik im Formularlayout verteilt sein.

Stattdessen ermittelt eine zentrale Schicht die passenden Organisationsdaten. Wenn sich die Zuordnungen im Migrationsprojekt ändern, wird diese Logik gezielt angepasst.

3. Ausgabesteuerung separat betrachten

Das Formularlayout ist nur ein Teil des Gesamtprozesses. Ebenso wichtig sind Ausgabezeitpunkt, Druckersteuerung, E-Mail-Versand, Archivierung und die Auswahl des richtigen Formulars. Diese Prozesse sollten eigenständig analysiert werden, denn das verwendete Output-Management kann sich beim Wechsel auf S/4HANA verändern.

Strategie 2: SAP-Formulare direkt in S/4HANA neu entwickeln

Alternativ erfolgt die Modernisierung erst im Zielsystem. Diese Strategie kann sinnvoll sein, wenn sich Geschäftsprozesse, Organisationseinheiten und Ausgabeverfahren ohnehin umfassend ändern.

Vorteile

• Die Entwicklung orientiert sich unmittelbar an den zukünftigen Prozessen und Datenmodellen.
• Neue Organisationsstrukturen und Kalkulationsschemata sind bereits bekannt.
• Das geplante Output-Management kann von Beginn an berücksichtigt werden.

Risiken

Die Formularentwicklung konkurriert während der Migration mit Datenübernahme, Customizing, Schnittstellen, Eigenentwicklungen und Tests um dieselben Ressourcen. Insbesondere umfangreiche Varianten- und Regressionstests können kurz vor dem Produktivstart zum Engpass werden.

Deshalb sollten auch bei dieser Strategie Formularinventur, Variantenanalyse und fachliche Konzeption möglichst früh beginnen – nicht erst nach Abschluss der technischen Migration.

Welche Strategie passt zu Ihrem Unternehmen?

Es gibt keine pauschal richtige Lösung. Wichtig ist eine belastbare Entscheidung auf Basis von Formularanzahl, Variantenvielfalt, Projektzeitplan und Umfang der geplanten Prozessänderungen.

Checkliste: Was vor dem Formularprojekt geklärt sein sollte

• Welche Formulare und Varianten werden tatsächlich benötigt?
• Welche Formulare basieren auf SAPscript, Smart Forms oder Adobe Forms?
• Welche Unterschiede bestehen zwischen Ländern, Sprachen und Organisationseinheiten?
• Welche Änderungen an Preisfindung und Kalkulationsschemata sind geplant?
• Welche Datenzugriffe können in zentralen Methoden gekapselt werden?
• Wann und über welche Kanäle werden Dokumente ausgegeben?
• Welche Formulare lassen sich konsolidieren, ohne die Wartbarkeit zu verschlechtern?
• Welche Testfälle müssen vor und nach der Migration erfolgreich durchlaufen werden?

Fazit: Formularmanagement beginnt vor der Programmierung

Die größte Chance liegt nicht allein im Austausch einer Formulartechnologie. Wer seine Formularlandschaft frühzeitig analysiert, Varianten sinnvoll konsolidiert und technische Abhängigkeiten kapselt, schafft die Voraussetzungen für eine kontrollierbare S/4HANA-Migration.

solidforms unterstützt Unternehmen bei der Analyse ihrer Druck- und Ausgabeprozesse, bei der Entwicklung einer geeigneten Formularstrategie und bei der technischen Umsetzung mit SAP Interactive Forms by Adobe.