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XRechnung und ZUGFeRD direkt aus SAP: Elektronische Rechnungen sicher erstellen

SAP-Faktura als Ausgangspunkt: So entstehen aus strukturierten Rechnungsdaten XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF – inklusive Validierung und sicherer Ausgabe.

Warum die E-Rechnung auch ein SAP-Formularthema ist

Viele Unternehmen haben ihre Rechnungsprozesse über Jahre optimiert: Eine Faktura wird in SAP erstellt, ein Adobe-Formular erzeugt das PDF und anschließend wird die Rechnung gedruckt, per E-Mail versendet oder archiviert. Mit der E-Rechnung kommt eine neue Anforderung hinzu: Die Rechnungsdaten müssen in einem maschinenlesbaren, strukturierten Format bereitstehen.

Ein gewöhnliches Rechnungs-PDF ist deshalb noch keine E-Rechnung. Entscheidend sind strukturierte Daten, die der Empfänger automatisiert verarbeiten kann. Gerade bei historisch gewachsenen SAP-Druckprogrammen lohnt sich eine gründliche Analyse der vorhandenen Datenbeschaffung.

XRechnung und ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

Beide Formate können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Bei ZUGFeRD kommt es allerdings auf das verwendete Profil an; die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die entsprechenden Anforderungen nicht.

Welche Fristen gelten in Deutschland?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung im inländischen B2B-Bereich bestehen Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch sonstige Rechnungen verwendet werden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro ist dies grundsätzlich auch bis Ende 2027 möglich. Für bestimmte EDI-Verfahren gelten ebenfalls Übergangsregelungen bis Ende 2027. Die Details und Ausnahmen sollten für den jeweiligen Geschäftsfall geprüft werden.

Die Pflicht zur Ausstellung und die technischen Anforderungen beim Rechnungsempfänger sind dabei getrennt zu betrachten. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche beziehungsweise andere Vorgaben gelten.

Direkt aus SAP: Die technische Herausforderung liegt in den Daten

Für eine verlässliche E-Rechnung genügt es nicht, ein vorhandenes SAP-Adobe-Formular um einen XML-Anhang zu ergänzen. Die Daten müssen fachlich korrekt auf die erforderlichen Rechnungsfelder abgebildet werden.

Dazu gehören unter anderem Verkäufer- und Käuferdaten, Steueridentifikationen, Belegreferenzen, Rechnungspositionen, Einheiten, Nettowerte, Steuersätze, Steuerkategorien, Zahlungsbedingungen sowie gegebenenfalls Leitweg-ID und weitere Empfängerangaben.

1. Rechnungsdaten zentral beschaffen

In SAP ERP und SAP S/4HANA können sich Datenmodelle und technische Zugriffswege unterscheiden. Deshalb empfiehlt sich eine zentrale ABAP-Datenbeschaffung, die dem XML-Generator eine definierte, stabile Rechnungsstruktur liefert. Die Preisfindung, Steuerinformationen und organisationsabhängigen Stammdaten werden dabei gezielt gekapselt.

2. Strukturierte XML-Daten erzeugen

Aus der gemeinsamen Datenstruktur kann eine XRechnung im erforderlichen XML-Format erstellt werden. Für ZUGFeRD wird die entsprechende XML-Struktur gemäß dem ausgewählten Profil erzeugt. Dabei sind die jeweiligen Syntax- und Geschäftsregeln zu berücksichtigen.

3. PDF/A-3 und XML korrekt zusammenführen

Für ZUGFeRD wird die visuelle Rechnung mit den strukturierten XML-Daten in einer PDF/A-3-Datei verbunden. Ein bloß angehängtes XML-Dokument reicht nicht automatisch aus: Auch Dateizuordnungen, Metadaten und die PDF/A-Konformität müssen stimmen.

4. Validieren, versenden und archivieren

Eine technische und fachliche Validierung sollte vor dem Versand stattfinden. Dazu gehören XML-Schema, Geschäftsregeln, Pflichtangaben, Summen und Steuerberechnung sowie bei ZUGFeRD die PDF/A-3-Prüfung. Anschließend müssen Versand, Protokollierung und Archivierung in den SAP-Ausgabeprozess integriert werden.

Der solidforms-Ansatz: Ein Datenmodell, mehrere Ausgabeformate

Aus unserer Sicht ist es langfristig wenig sinnvoll, die gesamte Rechnungslogik mehrfach zu implementieren – einmal für die gedruckte Rechnung, einmal für XRechnung und nochmals für ZUGFeRD.

Stattdessen setzen wir auf eine klare Trennung: SAP-Datenbeschaffung und Geschäftslogik, einheitliche Rechnungsdatenstruktur, Ausgabeformate und Versand beziehungsweise Archivierung.

Typische Fehlerquellen in E-Rechnungsprojekten

• Fehlende oder uneinheitliche Käuferreferenzen und Steuerangaben
• Abweichungen zwischen XML-Summen und sichtbarer PDF-Rechnung
• Unvollständige Zuordnung von Konditionen, Rabatten und Zuschlägen
• Falsche Steuerkategorien oder Einheiten
• Nicht berücksichtigte Sonderfälle wie Gutschriften, Stornos und Anzahlungen
• Fehlerhafte PDF/A-3-Konformität oder XML-Einbettung
• Unzureichende Tests für verschiedene Buchungskreise, Länder und Kunden

Fazit: E-Rechnung ist mehr als ein neues Rechnungsformular

Wer XRechnung und ZUGFeRD direkt aus SAP erzeugen möchte, sollte nicht nur das Rechnungsbild modernisieren, sondern den gesamten Prozess von der Datenbeschaffung bis zur Ausgabe prüfen. Eine gekapselte, wiederverwendbare Architektur kann den Wartungsaufwand reduzieren und schafft eine belastbare Grundlage für unterschiedliche Empfängeranforderungen.

Weiterführende Informationen: BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung · E-Rechnung Bund: XRechnung und ZUGFeRD