'/%3E%3C/svg%3E){kind=small}
SAP® Interactive Forms by Adobe – interaktive PDF-Formulare für Ihre Geschäftsprozesse
Interaktive PDF-Formulare verbinden Mitarbeiter, Außendienst und externe Partner mit Ihren SAP®-Geschäftsprozessen – auch ohne direkten SAP®-Zugang. Daten können strukturiert erfasst, offline bearbeitet und nach dem Rücklauf kontrolliert in SAP® übernommen werden. solidforms konzipiert dafür nicht nur das Formular, sondern den vollständigen Prozess von der Datenerfassung bis zur Integration.
Offline-Datenerfassung
Geschäftsdaten erfassen und speichern, auch wenn zeitweise keine Verbindung zum SAP®-System besteht.
Interaktive PDF-Formulare
Definierte Eingabefelder, Auswahlmöglichkeiten und geeignete Plausibilitätsprüfungen statt manueller Papierprozesse.
SAP®-Integration
Rücklauf, Datenprüfung und Weiterverarbeitung werden in einen nachvollziehbaren Geschäftsprozess integriert.
Interaktive Formulare: Mehr als ein ausfüllbares PDF
Mit SAP® Interactive Forms by Adobe lassen sich Geschäftsdaten strukturiert erfassen, prüfen und in SAP® weiterverarbeiten. Anders als bei klassischen SAP®-Druckformularen steht hier die Dateneingabe im Mittelpunkt. Besonders bei externen Anwendern oder zeitweise fehlender Systemverbindung kann ein Offline-Formular eine geeignete Lösung sein.
✎
Digitale Datenerfassung
Statt handschriftlicher Papierformulare: vordefinierte Eingabefelder, Auswahlmöglichkeiten und Plausibilitätsprüfungen.
↗
Ohne direkten SAP®-Zugang
Externe Partner und mobile Mitarbeiter können Daten in einem dafür vorbereiteten PDF erfassen.
✓
Weniger Übertragungsfehler
Strukturierte Eingaben erleichtern die Prüfung und vermeiden unnötige manuelle Doppelerfassung.
▤
Integration in SAP®
Die zurückgegebenen Formulardaten können kontrolliert übernommen und in Geschäftsobjekten verarbeitet werden.
So funktioniert ein interaktives Offline-Formular
Der gesamte Prozess muss geplant werden – von der Formularerzeugung über den Rücklauf bis zur Verbuchung und Fehlerbehandlung.
01
Formular erzeugen
Ein ABAP-Prozess stellt Daten bereit und erzeugt das interaktive PDF über die vorgesehene Formularinfrastruktur. Grundlagen dazu finden Sie unter SAP® Formularentwicklung.
02
Formular bereitstellen
Das PDF wird beispielsweise per E-Mail an den zuständigen Anwender übermittelt.
03
Offline bearbeiten
Der Anwender ergänzt Angaben und speichert das ausgefüllte Formular mit geeigneter PDF-Software.
04
Rücklauf organisieren
Das ausgefüllte PDF wird über einen definierten, abgesicherten Kanal zurückgegeben.
05
Daten extrahieren
Die Formulardaten werden mit den vorgesehenen technischen Diensten ausgelesen und validiert.
06
In SAP® verarbeiten
ABAP prüft die Inhalte und stößt die fachlich korrekte Anlage oder Änderung von Geschäftsdaten an.
Beispielhafter Ablauf. Die technische Umsetzung hängt unter anderem von SAP-Release, ADS-Konfiguration, PDF-Funktionen und Sicherheitsvorgaben ab.
Drei Erfolgsfaktoren für die Einführung
1
Pilotanwender frühzeitig einbeziehen
Fachanwender prüfen echte Geschäftsvorfälle schon in der Konzeptions- und Prototypingphase. Bei der Konzeption unterstützen unsere SAP® Consulting & Workshops.
2
Schrittweise prototypisieren
Formular, Rücklauf und Datenübernahme werden iterativ getestet – nicht erst kurz vor Produktivsetzung. Dabei können bewährte Komponenten aus unserem SAP® Formulararchiv als Ausgangsbasis dienen.
3
Cockpit und Fehlermonitor
Rückläufe, Bearbeitungsstatus und Fehler sollten nachvollziehbar und bei Bedarf erneut verarbeitbar sein.
Praxisbeispiele aus der Formularentwicklung
Praxisbeispiel 01
Servicemeldungen aus dem Außendienst
Ein Pflegedienst erfasst Tätigkeiten über interaktive Formulare. Nach dem Rücklauf werden die Informationen geprüft und in SAP® als Servicemeldung verarbeitet.
Praxisbeispiel 02
Materialstammdaten strukturiert erfassen
Ein Handelsunternehmen nutzt einen definierten Offline-Workflow zur Erfassung neuer Materialstammdaten und zur anschließenden Übernahme in SAP®.
Technische Voraussetzungen und Grenzen
Ob Interactive Forms die richtige Lösung sind, hängt nicht nur vom Formulardesign ab. Entscheidend sind die eingesetzte SAP®-Landschaft, die PDF-Umgebung und der geplante Verarbeitungsprozess.
Adobe Document Services (ADS) und Datenrücklauf
Für die Formularerzeugung und – abhängig vom gewählten Szenario – die Verarbeitung der interaktiven Daten werden passende Adobe Document Services und eine korrekt konfigurierte SAP®-Integration benötigt. Auch die Datenextraktion und Fehlerbehandlung müssen entwickelt und getestet werden.
PDF-Reader, JavaScript und Nutzungsrechte
Interaktive PDF-Funktionen sind nicht in jedem PDF-Viewer gleich verfügbar. Das Verhalten beim Ausfüllen, Speichern und Zurücksenden muss mit den vorgesehenen Reader-Versionen getestet werden. Je nach Funktion und Bereitstellung sind auch die einschlägigen Adobe-/SAP-Nutzungsrechte zu prüfen.
On-Premise, Private Cloud und Public Cloud
Die Möglichkeiten unterscheiden sich je nach SAP®-Produkt, Release und Betriebsmodell. Eine übergreifende SAP® Formulararchitektur berücksichtigt diese Unterschiede frühzeitig. Insbesondere klassische ABAP-/ADS-basierte Offline-Prozesse lassen sich nicht pauschal auf SAP S/4HANA Cloud Public Edition übertragen. Vor einer Zusage prüfen wir die konkrete Zielarchitektur und die verfügbaren Erweiterungspunkte.
Wann ist eine Fiori-Anwendung besser?
Wenn Anwender dauerhaft online arbeiten, komplexe Prüfungen benötigen oder eine unmittelbare Rückmeldung aus SAP® erforderlich ist, kann eine browserbasierte Anwendung sinnvoller sein. Interaktive PDFs sind vor allem dann interessant, wenn das Dokument selbst als transportierbares Eingabemedium gebraucht wird.
Unser Ansatz: Nicht jedes Papierformular muss zu einem interaktiven PDF werden. Wir analysieren zuerst den Prozess und wählen anschließend die passende technische Lösung.
SAP® Interactive Forms by Adobe
Sie möchten einen papiergestützten Prozess digitalisieren?
solidforms unterstützt Sie bei Konzeption, Formularentwicklung, Rücklaufverarbeitung und Integration in Ihre SAP®-Geschäftsprozesse. Auch bei der Migration bestehender Formulare auf SAP® Adobe Forms begleiten wir Sie.