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SAP® Public Cloud Formulare – Adobe Forms für SAP S/4HANA Cloud Public Edition
Effiziente Formularstrategie. Weniger Varianten. Internationale Rollouts. solidforms verbindet die Entwicklung von Adobe Forms mit einer durchgängigen Formulararchitektur – von der Vorlage über die Datenbeschaffung bis zur Ausgabe im SAP® Output Management.
Formulare in der SAP® Public Cloud: Weniger Varianten, mehr Standard
In internationalen Unternehmen entstehen schnell viele Formularvarianten: unterschiedliche Buchungskreise, Sprachen, Logos, gesetzliche Anforderungen und Ausgabekanäle. Werden diese Unterschiede ausschließlich über eigene Formularvorlagen gelöst, steigen Pflege- und Testaufwand.
Unser Ziel: So wenige Formulare wie möglich, so viele wie fachlich nötig – und eine klare Trennung zwischen Layout, Datenbeschaffung und variablen Inhalten.
Einheitliches Erscheinungsbild
Gemeinsame Gestaltungsregeln für Auftragsbestätigungen, Rechnungen und weitere Geschäftsdokumente.
Mehrsprachige Formulare
Sprachabhängige Bezeichnungen und Inhalte gezielt berücksichtigen, statt unnötig viele Layoutkopien anzulegen.
Buchungskreisübergreifende Standards
Logos, Absender und Fußzeilen möglichst über wiederverwendbare Regeln und Vorlagen organisieren.
Adobe Forms und Formularvorlagen in SAP S/4HANA Cloud Public Edition
In der Public Edition werden Formularvorlagen über die dafür vorgesehenen SAP®-Apps und freigegebenen Erweiterungsmöglichkeiten verwaltet. Für PDF-basierte Geschäftsdokumente kommen unter anderem Adobe-Formularvorlagen zum Einsatz.
Die App Maintain Form Templates unterstützt die Verwaltung von Formularvorlagen. Für die Layoutbearbeitung kann – abhängig von Formularart und vorgesehenem Prozess – Adobe LiveCycle Designer eingesetzt werden.
Entscheidend ist, die verfügbare Datenquelle, die Formularvorlage und die Ausgabeermittlung gemeinsam zu betrachten. Nicht jede aus einem klassischen SAP®-System bekannte Erweiterung ist in der Public Edition verfügbar.
Output Management: Welches Formular wird wann und wie ausgegeben?
Eine gute Formularlösung endet nicht beim PDF-Layout. Ebenso wichtig sind die Regeln, nach denen das richtige Dokument erzeugt und an den vorgesehenen Empfänger übermittelt wird.
Formularfindung
Welche Vorlage wird für den jeweiligen Geschäftsprozess und die konkrete Konstellation verwendet?
Empfänger und Kanal
Wie werden E-Mail, Druck und weitere unterstützte Ausgabekanäle bestimmt?
Ausgaberegeln
Wie lassen sich relevante Kriterien nachvollziehbar pflegen und testen?
Im SAP®-Standard stehen hierfür je nach Anwendung geeignete Einstellungen und Apps wie Output Parameter Determination zur Verfügung. Der konkrete Funktionsumfang ist pro Geschäftsobjekt zu prüfen.
Internationale Formularstrategie für Länder, Sprachen und Buchungskreise
Bei internationalen SAP® Formular-Rollouts geht es nicht nur um Übersetzungen. Abweichende Adressen, Bankverbindungen, rechtliche Angaben, Logos und Geschäftsprozesse müssen berücksichtigt werden.
Auf Basis einer globalen SAP® Formulararchitektur analysieren wir, welche Unterschiede tatsächlich ein eigenes Formular erfordern und welche sich innerhalb eines gemeinsamen Standards abbilden lassen.
Ergebnis: Ein transparentes Vorlagenkonzept mit definierten Ausnahmen, weniger redundanten Änderungen und besser planbaren Tests.
Eigene Felder und zusätzliche Daten im Formular
Standardformularvorlagen enthalten nicht immer alle benötigten Informationen. Beispielsweise sollen kundeneigene Referenzen, zusätzliche Materialangaben oder spezielle Versandinformationen ausgegeben werden.
In der Public Edition muss zunächst geprüft werden, ob das benötigte Feld in der vorgesehenen Formular-Datenquelle verfügbar ist und ob eine freigegebene Erweiterungsmöglichkeit existiert. Eigene Felder und Logik lassen sich nur innerhalb der von SAP® unterstützten Erweiterungspunkte ergänzen.
Datenquelle analysieren
Welche Felder und Strukturen liefert der Standard bereits?
Erweiterbarkeit prüfen
Sind Custom Fields oder freigegebene Erweiterungen für das Geschäftsobjekt verfügbar?
Sauber integrieren
Neue Daten so bereitstellen, dass Formulardesign und Wartung beherrschbar bleiben.
Migration bestehender SAP®-Formulare in die Public Cloud
Bei einer Migration auf SAP® Adobe Forms aus SAP ERP oder S/4HANA On-Premise sollten bestehende SAPscript-, Smart-Forms- und Adobe-Forms-Lösungen nicht ungeprüft eins zu eins übernommen werden.
Wir erfassen zunächst die tatsächlich verwendeten Formulare, ihre Varianten, Datenquellen und Ausgabeprozesse. Dabei helfen Erfahrungen aus unserem SAP® Formulararchiv mit bewährten Vorlagen und Komponenten. Anschließend bewerten wir, welche Anforderungen der Public-Cloud-Standard bereits abdeckt und wo zulässige Anpassungen erforderlich sind.
So wird aus der Migration eine Chance zur Konsolidierung – statt alte Sonderlösungen in einer neuen Plattform fortzuführen.
Unser Vorgehen – von der Formularinventur bis zum produktiven Einsatz
1 · Analyse & Workshop
Belegarten, Länder, Buchungskreise, Sprachen, Ausgabekanäle und Sonderfälle aufnehmen.
2 · Zielarchitektur
Vorlagenstrategie, Standardisierung, Datenquellen und zulässige Erweiterungen festlegen.
3 · Pilotformular
Ein repräsentatives Geschäftsdokument umsetzen und die Ausgabe durchgängig testen.
4 · Umsetzung
Weitere Vorlagen und erforderliche Einstellungen nach dem abgestimmten Standard realisieren.
5 · Qualitätssicherung
Länder-, Sprach- und Ausgabekonstellationen strukturiert prüfen.
6 · Wissenstransfer
Interne Teams in Vorlagenpflege, Änderungen und Testvorgehen einbinden.
Was solidforms in Ihrem Public-Cloud-Projekt übernimmt
solidforms ist auf SAP®-Formularentwicklung und Formulararchitektur spezialisiert. Wir unterstützen Fachbereiche und Entwicklungsteams dabei, Anforderungen zu strukturieren, Varianten zu reduzieren und eine langfristig wartbare Lösung aufzubauen.
Formulararchitektur
Beratung zu Vorlagenkonzept, Mehrsprachigkeit und internationalem Rollout.
Adobe-Formularentwicklung
Gestaltung und Anpassung geeigneter PDF-Formularvorlagen innerhalb der Public-Cloud-Möglichkeiten.
Projektbegleitung
Workshops und Consulting, Pilotierung, Abstimmung mit internen Teams und gezielter Wissenstransfer.
Häufige Fragen zu SAP® Public Cloud Formularen
Kann ich bestehende Adobe Forms direkt in der Public Cloud verwenden?
Eine unveränderte Übernahme ist nicht generell möglich. Datenquellen, Vorlagenformat, unterstützte Funktionen und Erweiterungen müssen für das jeweilige Geschäftsobjekt geprüft werden.
Kann ich eigene Felder auf Rechnungen oder Auftragsbestätigungen ausgeben?
Das hängt von der jeweiligen Datenquelle und den für das Geschäftsobjekt freigegebenen Erweiterungsmöglichkeiten ab. Zunächst sollte geprüft werden, ob das Feld im Standard bereits vorhanden ist.
Benötige ich für jeden Buchungskreis eine eigene Formularvorlage?
Nicht zwangsläufig. Gemeinsame Vorlagen sind möglich, wenn Unterschiede über unterstützte Daten, Layoutregeln oder passende Vorlagenkonzepte abgebildet werden können.
Wie werden Formular und E-Mail-Ausgabe gesteuert?
Die Ausgabeermittlung erfolgt abhängig vom Geschäftsprozess über die vorgesehenen SAP®-Einstellungen und Apps. Empfänger, Kanal und Formularzuordnung sind im jeweiligen Szenario zu prüfen.
Unterstützt solidforms auch die Migration aus SAP ERP oder S/4HANA On-Premise?
Ja. Im Mittelpunkt stehen die Analyse bestehender Formulare, die Konsolidierung von Varianten und die Entwicklung einer passenden Zielarchitektur für die Public Edition.
SAP® Public Cloud Formulare strategisch aufbauen
Sie planen die Einführung von SAP S/4HANA Cloud Public Edition oder möchten Ihre Formularlandschaft konsolidieren? Lassen Sie uns besprechen, welche Vorlagen, Datenquellen und Ausgabeprozesse für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.