Ausgabe von SAP Formularen im Format PDF/A
Immer häufiger erhalte ich Anfragen, wie man SAP Formulare im Format PDF/A ausgeben kann. Folgende Geschäftsvorfälle lösen die Anfrage bei mir aus.
- Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen werden als Email im Format PDF an Kunden versandt. Bestimmte Kunden verlangen jetzt explizit die Formulare im Format PDF/A.
- Der Wirtschaftsprüfer oder IT-Auditor wünscht die Archivierung von SAP Formularen im Format PDF/A.
Besonderheiten des Formats PDF/A
PDF/A ist ein Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, das von der International Organization for Standardization (ISO) als Subset des Portable Document Format (PDF) genormt wurde.
Quelle: www.wikipedia.de
Format PDF/A mit den SAP Formulartools
SAP Script- und Smart Forms-Formulare können mit Hilfe des Funktionsbausteins CONVERT_OTF in das Format PDF gewandelt werden. Es ist jedoch ohne weiteres nicht möglich, aus SAP Script oder Smart Forms ein PDF/A zu erzeugen.
Grundsätzlich gibt es folgende 2 Möglichkeiten, SAP Formulare im Format PDF/A zu erzeugen.
Alternative 1) Externe Konvertierung des SAP Script-/Smart Forms-Formulars in PDF/A
Wenn Sie Ihre SAP Formulare noch mit SAP Script bzw. Smart Forms erzeugen, können Sie die Formulare nicht mehr wie gehabt mit dem Funktionsbaustein CONVERT_OTF in ein PDF-Dokument konvertieren.
Anstatt der Konvertierung mit CONVERT_OTF wird das SAP Script- bzw. Smart Forms-Formular als OTF-Datei über die XDC-Schnittstelle an ein externes Programm übergeben. Das externe Programm konvertiert die OTF-Datei in das Format PDF/A und gibt sie an das SAP-Druckprogramm zurück. Alle anderen Funktionen, wie Email oder Archivierung können dann darauf aufbauen und das Formular im Format PDF/A verwenden.
In der Praxis hat sich folgende Konvertierungssoftware bewährt:
Vorteil:
- Vergleichsweise schnelle Implementierung
- Beibehaltung aller Ablauflogiken im Druckprogramm und Formular
Nachteil
- Lizenzkosten für die externe Software
- Vergleichsweise hohe Investitionen in eine veraltete Formulartechnologie mit begrenzter Restlaufzeit
Alternative 2) Migration der entsprechenden Formulare auf SAP Interactive Forms by Adobe (SAP Adobe Forms)
Werden SAP Formulare als PDF-basierte Druckformulare mit den Adobe Document Services erzeugt, ist eine Ausgabe im Format PDF/A generell möglich. Ich bevorzuge wenn möglich diese Alternative.
Vorteile:
- SAP Adobe Forms ist ein modernes Formulartool
- Geringere Gesamtkosten im Formularwesen auf mittlere Sicht
- Mehr Flexibilität in der Email-Ausgabe von SAP Formularen
- Einbinden von Grafiken in das Formular und das Email-Anschreiben möglich
Weitere Informationen
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