Archivieren von SAP Formularen ohne Nachrichtenfindung

Das Archivieren von SAP Formularen über die Nachrichtenfindung ist im Standard ziemlich simpel. Ist einmal die Archive Link-Schnittstelle konfiguriert, braucht man bei der Ausgabe eines Formulars nur noch „Drucken und Ablegen“ zu wählen und schon wird das Formular im optischen Archiv abgelegt. Sowohl Druckprogramm als auch Customizing sind darauf vorbereitet und es brauchen keine weiteren Ergänzungen vorgenommen zu werden.

Drucken und Ablegen

Beispiel Fertigungsauftrag auf Basis der SAP Interactive Forms by Adobe

Werden SAP Formulare nicht über die Nachrichtenfindung ausgegeben, müssen sowohl Ergänzungen im Customizing als auch im Druckprogramm durchgeführt werden.

Formulare ohne Nachrichtenfindung können u.a. sein:

Formulare in der Finanzbuchhaltung: Mahnung, Zahlungsavis, Kontoauszug
Formulare im Fertigungsauftrag: Fertigungsauftrag, Laufkarte, Materialbereitstellliste
Formulare in der Lagerverwaltung: Transportauftrag
Formulare im Qualitätsmanagement: Prüflos, Prüfwanweisung

Anhand des SAP Formulars Fertigungsauftrag werden die notwendigen Schritte beschrieben, um ein SAP Formular ohne Anschluss an die Nachrichtenfindung zu archivieren.

Voraussetzung: Das Customizing der Archiv Link-Schnittstelle ist abgeschlossen. Es ist technisch möglich, ein beliebiges SAP Formular in einem optischen Archiv abzulegen.

1. Customizing Archive Link

Das Customizing zum Archive Link findet man hier:

Customizing Archive Link

1.1 Anlegen einer Dokumentart zum SAP Formular

Eine Dokumentart fasst gleichartige Formulare zu einer Gruppe zusammen (Beispiel: Formular Fertigungsauftrag oder Rechnung). Sie hat eine steuernde Funktion im Ablageprozess. Jedes Dokument muss vor seiner Ablage einer Dokumentart zugeordnet werden, so dass die richtige Verarbeitung für das Dokument angestoßen wird.

Es wird die Dokumentart ZPPORD00 angelegt und das Ausgabeformat PDF zugewiesen.

Anlegen einer Dokumentart

1.2. Verknüpfung zum Content Repository anlegen

Hier wird die Dokumentart mit einem Objekttyp und dem Content Repository verknüpft.

Zunächst gilt es herauszufinden, welchem Objekttyp das Objekt Fertigungsauftrag zugeordnet ist. Eine Abfrage in der F4-Wertehilfe nach dem Begriff „Fertigungsauftrag“ lieferte den Objekttyp BUS2005.

Weitere Objekttypen können sein:

VBRK – SD Rechnung
BUS2032 – SD Kundenauftrag
LTAK- WM Transportauftrag

Verknüpfung zum Content Repository

Das Customizing zum Archivieren des SAP Formulars Fertigungsauftrag ist hiermit abgeschlossen.

2. Erweiterungen im Druckprogramm

Im Druckprogramm zum SAP Formular Fertigungsauftrag müssen noch einige Erweiterungen vorgenommen werden.

Parameter des Funktionsbausteins FP_JOB_OPEN

Der Parameter „Drucken und Ablegen“ muss dem Funktionsbaustein FP_JOB_OPEN übergeben werden.

Druckprogramm Fertigungsauftrag bei FP_JOB_OPEN

Parameter des generierten Funktionsbausteins zum Prozessieren des Formulars

Der Parameter mit der Archivierungstabelle TOA_DARA muss mit der Dokumentenart, dem Objekttypen und der Objekt-ID gefüllt werden.

Druckprogramm Fertigungsauftrag am generierten Funktionsaustein

Die Archivierung eines SAP Formulars erfolgt im generierten Funktionsbaustein in einem separraten Funktionsbaustein, der in einer Background Task aufgerufen wird. Zum Triggern wird hierzu ein explizites Commit Work erwartet.

Wenn der Druck des Formulars Fertigungsauftrags nicht im Verbucher prozessiert wird, ist ein Commit Work am Ende des Druckprogramms wie folgt einzubauen.