Geschäftsszenario
Ein Handelsunternehmen verkauft ein stetig wachsendes Sortiment an Artikeln. Fast täglich werden neue Artikel als Materialstamm im SAP angelegt. Der Prozess der Materialstammanlage unterliegt dabei einem bestimmten Workflowmuster, wo mehrere Mitarbeiter nacheinander den Materialstamm mit immer weiteren Daten anreichern.
Ausgangssituation
Ein Mitarbeiter nimmt bestimmte Merkmale eines neuen Artikels in ein Excel-Sheet auf und legt einige Grunddaten des Materials an. Die neue SAP-Materialnummer wird in das Excel-Sheet übertragen. Der Mitarbeiter schickt das Excel-Sheet an den Produktmanager.
Er ergänzt das Material u.a. um folgende Daten:
- Einkaufspreis,
- Verkaufspreis,
- Rabatt,
- Regellieferant,
- Kennzeichen Wareneingang.
Der Produktmanager schickt das ausgefüllt Excel-Sheet wieder an den verantwortlichen Mitarbeiter für den Materialstamm an. Der Mitarbeiter erfasst jetzt im SAP folgende Informationen:
- Ergänzen des Materialstamms um alle notwendigen Sichten
- Anlegen weiterer Verkaufsorganisations- und Buchhaltungssichten
- Anlegen des Verkaufspreises als Kondition im SD
- Anlegen von Rabatten als Kondition im SD
- Anlegen eines Einkaufsinfosatzes im MM
Neuer Geschäftsprozess mit einem SAP Interactive Form by Adobe
Die Aufgaben wurden zwischen zwei Entwicklern aufgeteilt. Ein Entwickler übernahm primär die ABAP-Programmierung im SAP, der andere Entwickler erstellte das Adobe Interactive Form. Die Entwicklungen erfolgten dabei in enger Zusammenarbeit mit dem Projektleiter, dem zuständigen Keyuser und den Pilot-Usern.
Folgende drei Bausteine wurden realisiert.
Baustein 1: Erstellen einer Dialogtransaktion zum Erfassen des Mini-Materialstamms und Erzeugen des Adobe Interactive Forms
Es wurde im SAP ein Dialogprogramm erstellt, in dem der Sachbearbeiter für den Materialstamm einen Mini-Materialstamm mit einigen Grunddaten für ein neues Material anlegen kann. Beim Sichern des Materialstamms wurde folgende Ablauflogik implementiert:
- Lesen der Daten des Materialstamms
- Ermitteln der Vorschlagswerte für das Formular
- Füllen des zulässigen Wertevorrats der Eingabefelder im Formular
- Generieren des Adobe Interactive Forms
- Senden des Formulars an den Produktmanager per Email
Baustein 2: Erstellen des Adobe Interactive Forms mit dem Adobe Lifecycle Designer
Im Formular ist folgende Funktionalität enthalten:
- Zulässige Wertevorräte für Eingabefelder
- Dynamisches Ein- und Ausblenden bestimmter Abschnitte und Felder im Formular
- Prüfen der eingegebenen Daten auf Konsistenz und Plausibilität
- Senden des fertigen Formulars an den Email-Eingang des SAP-Web Application Servers
Baustein 3: Auspacken und Verarbeiten des Adobe Interactive Forms im Email-Eingang
Im Email-Eingang hat SAP eine Methode vorgesehen, in der man auf eingehende Emails reagieren kann. An dieser Stelle wird eine globale Klasse aufgerufen, die folgende Aktionen ausführt:
- Auspacken des variablen Inhalts des Adobe Interactive Forms durch Aufruf der Adobe Document Services
- Aktualisieren des Materialstamms mit den Daten des Adobe Interactive Forms
- Anlegen eines Einkaufsinfosatzes mit Preisen
- Anlegen von Preiskonditionen im Vertrieb
- Erstellen eines Protokolls aller ausgeführten Aktionen
Entwicklungsleistungen für den dargestellten Prozess
Nach einer sorgfältigen Analyse des Ist-Zustandes erfolgte ein grundsätzliches Re-Design des Geschäftsprozesses.
Folgende Prozessschritte wurden implementiert.
Schritt 1: Mitarbeiter Stammdaten erfasst Mini-Materialstamm im SAP
Zum initialen Erfassen des Materialstamms geht der Mitarbeiter nun in eine eigens programmierte Dialogtransaktion. Dort erfasst er einige Grunddaten und speichert den Vorgang. Jetzt wird automatisch ein Materialstamm für den neuen Artikel angelegt. Weiterhin wird ein Adobe Interactive Form erzeugt und an den Produktmanager geschickt.
Schritt 2: Produktmanager ergänzt Materialstamm im PDF Formular
Das Adobe Interactive Form führt in seinem Innern ein genau festgelegtes Set an Daten mit, um dem Produktmanager die Erfassung der Daten so einfach, genau und effizient zu machen.
Bestimmte Felder werden nach einem Regelwerk bereits vorgeblendet.
- Die Eingabefelder enthalten einen zulässigen Wertevorrat.
- Die Eingabefelder werden interaktiv auf Plausibilität geprüft.
Nach dem vollständigen Ausfüllen das Adobe Interactive Forms drückt der Produktmanager den Button „Senden“, und der Einsatzbericht wird als Email an das SAP-System geschickt.
Schritt 3: Automatisches Verarbeitung des fertigen PDF Formulars
Im Email-Eingang des SAP-Systems wird nun das Adobe Interactive Form ausgepackt und ein ABAP-Programm startet nun eine bestimmte Reihenfolge an Aktionen, die da sind:
- Ergänzen des Materialstamms um weitere Sichten
- Kopieren des Materialstamms in weitere Verkaufsorganisationen und Buchungskreise
- Anlegen des Verkaufspreises in den Konditionen SD
- Anlegen von Rabatten als Kondition im SD
- Anlegen eines Einkaufsinfosatzes im MM
- Protokollieren jeder Aktion mit eventuellen Fehlermeldungen
Ergebnisse
Die Projektziele wurden in allen Punkten erreicht. Folgende Ergebnisse konnten im Detail erzielt werden:
- Der Prozess zum Anlegen eines Materialstamms wurde erheblich beschleunigt.
- Fehlerhaftes und unvollständiges Erfassen der Materialstammdaten konnte fast vollständig ausgemerzt werden.
- Obwohl der Produktmanager keinen SAP-Zugang hat, unterliegt die Erfassung seiner Daten den Prüfregeln aus dem SAP. Seine Eingaben können direkt in SAP verarbeitet werden und brauchen nicht manuell durch einen Sachbearbeiter im SAP nacherfasst zu werden.
- Preise und Einkaufskonditionen sind in den Prozessen des Einkaufs und Vertriebs sofort verfügbar.
