Geschäftsszenario
Ein überregional tätiger medizinischer Pflegedienst beschäftigt Krankenpfleger im Außendienst. Diese fahren täglich in einem bestimmten Rhythmus zu Ihren Patienten nach Hause, ins Krankenhaus, ins Pflegeheim oder an den Urlaubsort.
Den Patienten werden u.a. Verbände gelegt, sie erhalten Spritzen, Infusionsbeutel werden gewechselt oder Katheter gelegt.
Ausgangssituation
Der Innendienst in der Zentrale hat jedem Krankenpfleger eine tägliche Tourenplanung per Fax geschickt, welche Patienten an welchem Ort zu versorgen sind. Nach den Patientenbesuchen haben die Krankenpfleger jeden Abend pro Patient handschriftlich ein Formular ausgefüllt, in dem sie ihre Tätigkeit und die verbrauchten Materialien dokumentiert haben. Auf einem separaten Bestellformular wurden Materialien erfasst, die zur Neige gingen und dem Krankenpfleger von der Zentrale zugestellt werden.
Der Krankenpflege hat die ausgefüllten Formulare per Fax an die Zentrale geschickt. Am anderen Tag hat der Innendienst die Faxe entnommen und im SAP-System Kundenaufträge angelegt. Die Kundenaufträge bildeten die Basis zur Abrechnung mit den Krankenkassen. Die manuell ausgefüllten Einsatzberichte der Pfleger wurden zum Zweck der langfristigen Dokumentation in dicken Aktenordnern abgeheftet.
Neuer Geschäftsprozess mit einem SAP Interactive Form by Adobe
NNach einer sorgfältigen Analyse des Ist-Zustandes erfolgte ein grundsätzliches Re-Design des Geschäftsprozesses. Zur Dokumentation einer einzelnen Patientenversorgung wurde im SAP das Objekt „Servicemeldung“ im Modul CS (Customer Service) implementiert. Die Tourenplanung ist nun ein Report, der Servicemeldungen in einem bestimmten Muster anzeigt. Der Innendienst startet jetzt täglich den Report der Tourenplanung, der als Ergebnis jedem Pfleger die Einsatzplanung des Folgetages per Email schickt. Gleichzeitig wird pro Patientenversorgung ein interaktives Formular generiert, in dem der Krankenpfleger seine Tätigkeit dokumentieren kann. Der Krankenpfleger findet ein interaktives Formular pro Patientenbesuch im Email-Eingang seines Email-Clients.
Report Tourenplanung
– Tourenplanung = Liste von Servicemeldungen
– Erzeugen des Adobe Interactive Forms durch eine Druckfunktionalität zur Servicemeldung
Nach den Patientenbesuchen füllt der Krankenpfleger pro Patient ein Adobe Interactive Form in Form eines Einsatzberichts aus, um seine Tätigkeit zu dokumentieren. Das Adobe Interactive Form ist in 3 Abschnitte unterteilt, in denen die Daten erfasst werden.
Abschnitt 1: Stammdaten des Patienten
– Wechsel der Anschrift
– Wechsel der Krankenkasse
– Wechsel des Arztes
Abschnitt 2: Medizinische Leistung
– Verbandswechsel
– Spritzen
– Legen eines Katheters
Abschnitt 3: Verbrauchte Materialien
– Verbandsmaterialien
– Infusionslösungen
– Plastikschläuche
Abschnitt 4: Bestellungen in das Lager des Krankenpflegers
– Verbandsmaterialien
– Infusionslösungen
– Plastikschläuche
Entwicklungsleistungen für den dargestellten Prozess
Die Aufgaben wurden zwischen zwei Entwicklern aufgeteilt. Ein Entwickler übernahm primär die ABAP-Programmierung im SAP, der andere Entwickler erstellte das Adobe Interactive Form. Die Entwicklungen erfolgten dabei in enger Zusammenarbeit mit dem Projektleiter, dem zuständigen Keyuser und den Pilot-Benutzern.
Folgende vier Bausteine wurden realisiert:
Baustein 1: Erzeugen des Adobe Interactive Forms
Das Erzeugen des Adobe Interactive Forms wird als Druckfunktionalität zur Servicemeldung in Form eines ABAP-Druckprogramms abgebildet. Im Druckprogramm ist folgende Ablauflogik implementiert:
- Lesen der Daten der aktuellen Servicemeldung und der vergangenen Servicemeldung
- Ermitteln der Vorschlagswerte für das Formular
- Füllen des zulässigen Wertevorrats der Eingabefelder im Formular
- Generieren des Adobe Interactive Forms
- Senden des Formulars an den Krankenpfleger per Email
Baustein 2: Erstellen des Adobe Interactive Forms mit dem Adobe Lifecycle Designer
Im Formular ist folgende Funktionalität enthalten:
- Zulässige Wertevorräte für Eingabefelder
- Dynamisches Ein- und Ausblenden bestimmter Abschnitte und Felder im Formular
- Prüfen der eingegebenen Daten auf Konsistenz und Plausibilität
- Senden des fertigen Formulars an den Email-Eingang des SAP-Web Application Servers
Baustein 3: Auspacken und Verarbeiten des Adobe Interactive Forms im Email-Eingang
Im Email-Eingang hat SAP eine Methode vorgesehen, in der man auf eingehende Emails reagieren kann. An dieser Stelle wird eine globale Klasse aufgerufen, die folgende Aktionen ausführt:
- Auspacken des variablen Inhalts des Adobe Interactive Forms durch Aufruf der Adobe Document Services
- Ermittlung aller auszuführenden Aktionen aus einer Liste von 25 möglichen Aktionen
- Aktualisieren der aktuellen Servicemeldung durch Fortschreiben von Kopfdaten, Maßnahmen und Aktivitäten
- Aktualisierung der Stammdaten des Patienten
- Anlegen von Kundenaufträgen mit Bezug zur Servicemeldung
- Anlegen von Konsignationsbeschickungen mit Bezug zur Servicemeldung
- Anlegen einer neuen Servicemeldung mit Vorschlagsdaten für die nächste Patientenversorgung
- Erstellen eines umfassenden Protokolls aller ausgeführten Aktionen
- Sperren des Adobe Interactive Forms für Eingaben und Ablagen im Archiv für Dokumentationszwecke
Baustein 4: Report zur Auswertung und Fehlerbearbeitung
Ein Mitarbeiter des Innendienstes ruft jeden Morgen einen Report auf, um die automatische Verarbeitung der Adobe Interactive Forms im Email-Eingang zu überwachen. Wenn Fehler aufgetreten sind, erscheint hier eine qualifizierte Fehlermeldung. Fehler können sein:
- Fehlende Stammdaten
- Beleg gesperrt
Der Mitarbeiter kann den Fehler jetzt beseitigen und die Verarbeitung des Belegs nochmals starten.
Das Adobe Interactive Form führt in seinem Innern ein genau festgelegtes Set an Daten mit, um dem Krankenpfleger die Erfassung der Daten so einfach, genau und effizient wie möglich zu machen.
- Bestimmte regelmäßige Vorgänge werden der Historie der letzten Einsatzberichte entnommen und bereits als Vorschlag vorgeblendet.
- Die Eingabefelder enthalten einen zulässigen Wertevorrat.
- Die Eingabefelder werden interaktiv auf Plausibilität geprüft.
Nach dem vollständigen Ausfüllen das Adobe Interactive Forms drückt der Krankenpfleger den Button „Senden“, und der Einsatzbericht wird als Email an das SAP-System geschickt.
Im Email-Eingang des SAP-Systems wird das Adobe Interactive Form ausgepackt und ein ABAP-Programm startet nun eine genau festgelegte Reihenfolge an Aktionen.
Ergebnisse
Die Projektziele wurden in allen Punkten erreicht. Folgende Ergebnisse konnten im Detail erzielt werden:
- Die Krankenpfleger haben ihren täglichen Verwaltungsaufwand um eine Stunde reduziert.
- Waren früher 3 Mitarbeiter im Innendienst mit der Erfassung von Kundenaufträgen beschäftigt, kann heute ein Mitarbeiter an einem halben Tag die Fehlerbearbeitung durchführen.
- Die Qualität der Daten hat sich verbessert und die Anzahl der erfassten Merkmale ohne zusätzlichen Aufwand erhöht.
- Die Ärzte können effektiver mit Patientendaten versorgt werden.
