Geschäftsszenario
Ein Unternehmen in der Holzindustrie hat Ende 90er Jahre SAP eingeführt und die Formulare mit SAPScript entwickelt. Zu einem späteren Zeitpunkt führte man einen Rollout in eine deutsche Tochtergesellschaft durch.
Die bestehenden Formulare in SAPScript wurden in vielen Punkten an die Anforderungen der Tochtergesellschaft angepasst. Da zum Zeitpunkt der SAP-Einführung die Formulare nicht im Hinblick auf die Verwendung in weiteren Buchungskreisen entwickelt wurden, konnten die Ergänzungen und Änderungen für die Tochtergesellschaft nur unsystematisch erfolgen.
Es zeigte sich, dass die Formulare in ihrer Grundstruktur instabil waren und bei jeder weiteren Änderung mit hoher Wahrscheinlichkeit unvorhergesehene Fehler auftraten. Die Formulare wurden zu einem permanenten Risiko in den Geschäftsprozessen. Entsprechend hoch war die Frustration bei den Anwendern.
Ausgangssituation
Zwölf Jahre nach SAP Einführung stand ein weiterer Rollout in einen französischen Buchungskreis an. Die bestehenden SAP Formulare stellten sich dabei als ein entscheidender Risikofaktor für den Projekterfolg des Rollouts heraus. Es wurde daher die Entscheidung getroffen, die bestehenden SAPScript-Formulare für die französische Tochtergesellschaft nicht zu übernehmen, sondern die SAP Formulare auf der Basis der Interactive Forms by Adobe neu zu entwickeln.
Ziel des Projekts war es, allgemeingültige Formulare zu entwickeln, die nicht nur auf den französischen Buchungskreis abgestimmt waren, sondern sie zu einem späteren Zeitpunkt auch in den deutschen Buchungskreisen zu übernehmen. Der Rollout wurde als Chance genutzt, die existierenden instabilen SAPScript-Formulare unternehmensweit durch zukunftsweisende Formulare auf der Basis der Interactive Forms by Adobe abzulösen. Da der französische Buchungskreis eine Vertriebsgesellschaft ist, startete man zunächst mit der Migration der Vertriebsformulare von SAPScript auf Adobe Forms. Die Formulare in den anderen Modulen sollten zu einem späteren Zeitpunkt nachgereicht werden.
Migration der SAP Vertriebsformulare auf Adobe Forms im Detail
Die Migration der Vertriebsformulare erfolgte von SAPScript auf Adobe Forms und umfasste folgende Anwendungsobjekte mit den zugehörigen Formularen:
- Angebot mit Formular Angebot
- Auftrag mit den Formularen Auftragsbestätigung, Gut- und Lastschriftsanforderung
- Kontrakt mit den Formularen Wert- und Mengenkontrakt
- Lieferung mit den Formularen Lieferschein und Packliste
- Rechnung mit den Formularen Rechnung, Gut- und Lastschrift sowie Interne Verrechnung
- Rechnungsliste mit Formular Rechnungsliste
Ergebnisse
Die Projektziele wurden in allen Punkten erreicht. Hier die Ergebnisse im Detail:
- Die Vertriebsformulare wurden auf eine langfristig stabile Grundlage gestellt.
- Durch den Einsatz unserer standardisierten Formulartemplates, die Werkzeuge des solid.FormKit und unsere bewährte Projektmethodik wurde die Projektlaufzeit deutlich reduziert.
- Dadurch konnten signifikannte Kostenersparnisse realisiert werden.
- Wegen des optisch ansprechenderen Layouts der Formulare und der Stabilisierung des Druckprozesses gewann das SAP-System erheblich an Akzeptanz bei den Anwendern.
- Die durchgehende Standardisierung der Formulare führt nun zu einer schnellen Bereitstellung der Formulare bei einem Rollout in einen neuen Buchungskreis.