Geschäftsszenario

Ein Unternehmen in der Holzindustrie hat Ende 90er Jahre SAP eingeführt und die Formulare mit SAPScript entwickelt. Zu einem späteren Zeitpunkt führte man einen Rollout in eine deutsche Tochtergesellschaft durch.

Die bestehenden Formulare in SAPScript wurden in vielen Punkten an die Anforderungen der Tochtergesellschaft angepasst. Da zum Zeitpunkt der SAP-Einführung die Formulare nicht im Hinblick auf die Verwendung in weiteren Buchungskreisen entwickelt wurden, konnten die Ergänzungen und Änderungen für die Tochtergesellschaft nur unsystematisch erfolgen.

Es zeigte sich, dass die Formulare in ihrer Grundstruktur instabil waren und bei jeder weiteren Änderung mit hoher Wahrscheinlichkeit unvorhergesehene Fehler auftraten. Die Formulare wurden zu einem permanenten Risiko in den Geschäftsprozessen. Entsprechend hoch war die Frustration bei den Anwendern.

Ausgangssituation

Zwölf Jahre nach SAP Einführung stand ein weiterer Rollout in einen französischen Buchungskreis an. Die bestehenden SAP Formulare stellten sich dabei als ein entscheidender Risikofaktor für den Projekterfolg des Rollouts heraus. Es wurde daher die Entscheidung getroffen, die bestehenden SAPScript-Formulare für die französische Tochtergesellschaft nicht zu übernehmen, sondern die SAP Formulare auf der Basis  der Interactive Forms by Adobe neu zu entwickeln.

Ziel des Projekts war es, allgemeingültige Formulare zu entwickeln, die nicht nur auf den französischen Buchungskreis abgestimmt waren, sondern sie zu einem späteren Zeitpunkt auch in den deutschen Buchungskreisen zu übernehmen. Der Rollout wurde als Chance genutzt, die existierenden instabilen SAPScript-Formulare unternehmensweit durch zukunftsweisende Formulare auf der Basis der Interactive Forms by Adobe abzulösen. Da der französische Buchungskreis eine Vertriebsgesellschaft ist, startete man zunächst mit der Migration der Vertriebsformulare von SAPScript auf Adobe Forms. Die Formulare in den anderen Modulen sollten zu einem späteren Zeitpunkt nachgereicht werden.

Migration der SAP Vertriebsformulare auf Adobe Forms im Detail

Die Migration der Vertriebsformulare erfolgte von SAPScript auf Adobe Forms und umfasste folgende Anwendungsobjekte mit den zugehörigen Formularen:

  • Angebot mit Formular Angebot
  • Auftrag mit den Formularen Auftragsbestätigung, Gut- und Lastschriftsanforderung
  • Kontrakt mit den Formularen Wert- und Mengenkontrakt
  • Lieferung mit den Formularen Lieferschein und Packliste
  • Rechnung mit den Formularen Rechnung, Gut- und Lastschrift sowie Interne Verrechnung
  • Rechnungsliste mit Formular Rechnungsliste
  • Schritt 1: Identifizierung der Logik in den SAPScript-Formularen

    In einem ersten Schritt galt es, die Ablauflogik in den SAPScript-Formularen zu identifizieren.

    Der Keyuser erstellte Testbelege in den ihm bekannten Konstellationen und druckte die Formulare aus. Jede Konstellation wurde in ein Excel-Sheet aufgenommen und die Besonderheiten des Testfalls dokumentiert.

    Da die ursprünglichen Formularentwickler nicht verfügbar waren, wurden vom solidforms-Entwickler die SAPScript-Formulare und Druckprogramme auf ihre Ablauflogik geprüft und weitere Besonderheiten im Excel-Sheet festgehalten.

  • Schritt 2: Überarbeiten des Kalkulationsschemas im Hinblick auf die Druckkennzeichen

    In einem zweiten Schritt wurde das Kalkulationsschema der Preisfindung im Hinblick auf den Druck komplett überarbeitet. Druckkennzeichen und Zwischensummen wurden so platziert, dass der Druck der Preise jetzt wieder im SAP Standard erfolgen kann.

  • Schritt 3: Implementierung der solidforms Formulartemplates und Werkzeuge des solid.FormKit

    Nach den Vorarbeiten wurden in einem dritten Schritt die solidforms Formulartemplates zum Festpreis mit den Werkzeugen des solid.FormKit installiert. Pro Formular erfolgten das entsprechende Customizing in den Tabellen des solid.FormKit, die Textfindung und die Übersetzung der Formularbezeichnungen.

  • Schritt 4: Anpassung der solidforms Formulartemplates an kundenspezifische Anforderungen

    In einem vierten Schritt erfolgte die Anpassung der solidforms Formulartemplates auf die kundenspezifischen Anforderungen. Zu diesem Zweck wurden die Formulartemplates in allen Testfällen ausgedruckt, um die Lücke zwischen Anforderung und Formular herauszuarbeiten. Da die Preisfindung in den solidforms Formulartemplates auf der Basis des SAP Standards erfolgt, brauchten hier keine weiteren Anpassungen mehr durchgeführt zu werden. Viele weitere bisher fest programmierte Formularelemente, wie Texte, Formularbeschriftungen und Übersetzungen konnten bereits in Schritt 3 bearbeitet werden.

Ergebnisse

Die Projektziele wurden in allen Punkten erreicht. Hier die Ergebnisse im Detail:

  • Die Vertriebsformulare wurden auf eine langfristig stabile Grundlage gestellt.
  • Durch den Einsatz unserer standardisierten Formulartemplates, die Werkzeuge des solid.FormKit und unsere bewährte Projektmethodik wurde die Projektlaufzeit deutlich reduziert.
  • Dadurch konnten signifikannte Kostenersparnisse realisiert werden.
  • Wegen des optisch ansprechenderen Layouts der Formulare und der Stabilisierung des Druckprozesses gewann das SAP-System erheblich an Akzeptanz bei den Anwendern.
  • Die durchgehende Standardisierung der Formulare führt nun zu einer schnellen Bereitstellung der Formulare bei einem Rollout in einen neuen Buchungskreis.

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