Wie hoch ist der Aufwand zur Erstellung von SAP Formularen?
Die Ermittlung des Projektumfangs und damit des Aufwands im Hinblick auf die Entwicklung von SAP Formularen wird meist im Rahmen eines Workshops durchgeführt. Neben dem Teilprojektleiter / Entwickler für SAP Formulare sind auch die fachlichen bzw. technischen Verantwortlichen der aktuell verwendeten Formulare anwesend. Alle Formulare werden in eine Formularliste aufgenommen. Anschließend werden die SAP Standardformulare ausgedruckt und mit den Zielformularen verglichen. Die Änderungen am Layout und die fehlenden bzw. zu streichenden Felder und Texte, z.T. ergänzt um einige Bedingungen, werden pro Formular festgehalten.
Für den Kunden sind die so ermittelten Änderungswünsche die Definition des Projektumfangs, und er bittet den Teilprojektleiter / Entwickler für SAP Formulare auf dieser Grundlage um eine Aufwandsschätzung. In vielen Fällen erscheint dem Kunden der geschätzte Aufwand zu hoch und der Teilprojektleiter / Entwickler für SAP Formulare muss nun seine geschätzten Zahlen rechtfertigen.
Warum sind die Aufwände zur Entwicklung von SAP Formularen häufig höher als erwartet?
Der Kunde geht davon aus, dass sich der Großteil des Aufwands auf Änderungen des Formularlayouts beschränkt, d.h. in der Platzierung von Feldern und Texten auf dem Formular, ergänzt um ein paar Abfragen zum Ein- und Ausblenden von Variablen. Manchmal begegne ich der Vorstellung, dass auch die Sekretärin oder ein Sachbearbeiter mit Erfahrung in der Textverarbeitung die Entwicklung der SAP Formulare übernehmen kann. Dem ist in der Praxis jedoch nicht so.
Änderungen am Formularlayout sind nur ein kleiner Teil der Tätigkeit eines Formularentwicklers. Vielmehr hat er ein wesentlich größeres Aufgabenpaket abzuarbeiten, das für einen Außenstehenden nicht sofort sichtbar ist. Nachfolgend sind einige solcher Aufgaben aufgelistet.
- Erarbeiten der Druckkennzeichen im Kalkulationsschema mit dem Berater für den Druck der Preise und Konditionen
- Druckerfindung
- Druckersteuerung mit Einzugsfach, Ausgabefach und Tackern
- Erstellen und Strukturieren von Textbausteinen
- Übersetzen von Formularbeschriftungen und Textbausteinen
- Komplexe Ermittlung von Gewichten und Packstücken bei der Verwendung von Handling Units
- Einbauen von nicht-druckbaren Zeichen in Barcodes
- Kopiensteuerung, Dokumentenverteilung
- Verwendung verschiedener Codepages auf einem Formular
- Ein- und Ausblenden von Feldern und Texten
- Unterdrücken von Leerzeilen
- Berechnen des Übertrags
- Programmgesteuerter Seitenvorschub
- Programmieren von Bedingungen in der Nachrichtenfindung
- Berücksichtigung unterschiedlicher Ausgabemedien, wie Fax und Email
- Archivieren von Formularen
Mit welchem Aufwand zur Erstellung von SAP Formularen ist nun bei einer SAP Einführung zu rechnen?
Diese Frage kann man nicht generell beantworten. Es gibt viele Parameter, die den Aufwand bestimmen.
Parameter 1: Qualifikation des Formularentwicklers
Je nach Grad der Qualifikation und Erfahrung gibt es bei Formularentwicklern Leistungsunterschiede bis zum Faktor 5. D.h. ein erfahrener Formularentwickler kann um den Faktor 5 effektiver sein als ein Juniorentwickler. Gleichzeitig ist die Qualität seiner Arbeit in der Regel noch wesentlich höher.
Parameter 2: Anzahl der Formulare
Die der Anzahl der Module, die in einem SAP Projekt eingeführt werden, bestimmt letztendlich die Formulare, die entwickelt werden müssen. Je mehr Module, desto mehr Formulare.
Parameter 3: Branche
Ein Handelsunternehmen benötigt in der Regel weniger Formulare als ein Industrieunternehmen. Hier kommt es mehr auf Masse und Performance als auf eine hohe Variationsbreite der Formulare an.
Parameter 4: Projektlaufzeit
Die Projektlaufzeit ist eines der wesentlichen Parameter für den Aufwand bei der Entwicklung von SAP Formularen. Je länger die Projektlaufzeit, desto mehr Module werden eingeführt und/oder desto komplexer sind die Prozesse. Auch wenn das Projekt chaotisch ist und der Kunde nur wenig Entscheidungsfreude an den Tag legt kommt es zu Verzögerungen in der Formularentwicklung.
Parameter 5: Kundenspezifische Anforderungen
Sind Prozesse und Formulare wenig standardisiert und werden viele kundenspezifische Anforderungen umgesetzt, z.B. viele kundenspezifische Lieferscheine, desto höher ist der Aufwand zur Erstellung von SAP Formularen
| Parameter | Handelsunternehmen | Industrieunternehmen |
|---|---|---|
| Firmengröße | gehobener Mittelstand | gehobener Mittelstand |
| Projektlaufzeit | 14 Monate von Beginn der Entwicklung bis Go Live | 14 Monate von Beginn der Entwicklung bis Go Live |
| Formulare | SD – Angebot, Auftragsbestätigung, Kontrakt, Lieferschein + kundenspezifische Lieferscheine, Kommissionierliste, Rechnung
MM – Bestellung, Kontrakt, Wareneingangsschein FI – Mahnung, Zahlungsavis, Kontoauszug, Offene-Posten-Liste WM – Transportauftrag, einige Etiketten | SD – Angebot, Auftragsbestätigung, Kontrakt, Lieferschein + kundenspezifische Lieferscheine, Kommissionierliste, Rechnung
MM – Bestellung, Kontrakt, Wareneingangsschein FI – Mahnung, Zahlungsavis, Kontoauszug, Offene-Posten-Liste WM – Transportauftrag PP-Fertigungsauftrag, Materialbereitstelliste QM-Prüfanweisung, Reklamation, Q-Meldung CS-Servicemeldung, Serviceauftrag, einige Etiketten |
| Anzahl Entwickler | 2 Kernentwickler a 3 Tage/Woche
im Projekt wurden noch 2 Entwickler hinzugezogen | 2 Kernentwickler a 3 Tage/Woche
im Projekt wurden noch 3 Entwickler hinzugezogen |
| Aufwand | 300 Tage | 350 – 450 Tage |
Wie kann man den Aufwand bei der Entwicklung von SAP Formularen reduzieren?
Hallo Herr Thon,
vielen Dank für ihren Artikel.
Meine Frage dazu ist wie hoch schätzen sie den Aufwand (zeitlich/ Kosten) bei einem Druckeranbieterwechsel ein, wenn zuvor sämtliche Standardformulare auf einen Druckeranbieter zugeschnitten wurden?
Generell kann man hierzu keine Aussage treffen. Hierzu benötigt man weitere Informationen, z.B.
– sind es alle Laserdrucker oder gibt es auch noch Nadeldrucker?
– Thermotransferdrucker?
– Gibt es druckerspezifische Steuerungen (Duplex, Schachtsteuerung, Tackern, …)
– Koppelart der Drucker (direkt, über Printserver, lokaler Druck, …)
– Betriebssystem?
– Barcodes?
Generell erübrigen sich mit einem Druck über Adobe Forms viele druckerspezifische Programmierungen.
PCL-fähige Drucker reagieren in der Regel sehr ähnlich. Nur der druckbare Bereich (die Ränder) differiert hier.
Aber wie schon dargestellt, genaue Angaben über einen bestimmten Aufwand kann ich leider nicht treffen.
Freundliche Grüße
Torsten Thon